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Mise en situation Modifier

Dans le cadre du cours Comportement organisationnel, la professeure Sandra Thiel a constitué des équipes de 5. Elle demeure disponible pour aider les équipes si les membres éprouvent des différends, mais les encourage à être autonomes dans le processus. Ces étudiants doivent réaliser une étude de cas en appliquant les nouvelles connaissances apprises dans le cours. Cette étude comptera pour 30% de la session. Christine Spencer est plutôt nerveuse quant à la réussite de ce cours. D'après elle, il est nécessaire de cumuler de bonnes notes afin d'obtenir un bon poste. Cependant, son cours de comportement organisationnel est celui avec lequel elle a le plus de difficulté. Sachant qu'une bonne part des points sera attribuée pour la participation de chacun des membres de son équipe (Janet, Diane, Steve et Mike), Christine doute que ce dernier puisse suivre son standard d'excellence.

Il y a au sein de leur équipe une prépondérance à l'engagement, à l'application au travail et à la camaraderie. Cette culture ne semble pas être entérinée par Mike. Ainsi, lors de la première réunion de l'équipe, Christine a rapidement été reconnue comme la chef par ses coéquipiers. Le style réservé de Diane vient équilibrer cette équipe qui ne manque pas de potentiel. De plus, elle a une capacité d'analyse élevée. Janet est la femme de confiance qui dépasse toujours les objectifs qu'on lui confie. Steve démontre du professionnalisme par son niveau d'organisation élevé. Mike est normalement un boutentrain, mais il manque de flexibilité dans son horaire puisqu'il ne semble pas ouvert à arriver plus tôt à l'université. De plus, il semble cacher derrière ses blagues des difficultés personnelles qui ont un impact sur son apport à l'équipe. Il se sent exclut de cette dernière, et ce, sans nécessairement aller vers les membres. Il se montre distant. D'un autre côté, sa créativité pourrait apporter une plus-value à l'équipe! Cependant, cela peut démontrer un manque de motivation de sa part à s'investir dans sa nouvelle équipe. Les autres membres de l'équipe ont développé quant à eux une belle camaraderie. Christine de son côté est méticuleuse et organisée, elle aime avoir le contrôle sur sa réussite et ce travail d'équipe lui apporte beaucoup d'appréhensions.

Date limite

Christine voit l'échéancier arriver et constate que Mike remet une contribution bâclée, de simples notes brouillons. Elle s'inquiète tout de même pour lui. Cette équipe hétérogène par leurs diverses qualités complémentaires et la diversité de leurs talents a pour défis d'établir une cohésion finale pour la satisfaction de tous et d’effectuer le travail d'équipe rapidement puisqu'ils en sont à 1 semaine de la remise. Il y a urgence d'agir.

Description du problème  Modifier

Problématique Modifier

On constate des déficits aux différents niveaux organisationnels de l'équipe. Ainsi, on observe qu'à plusieurs égards les étapes de l’évolution d’une équipe comportent des lacunes et se chevauchent. On est à la fois en recherche de cohésion et en tentative de rendement tout en étant toujours au niveau du tumulte, en confrontation de personnalités et modes de fonctionnement. La responsabilité de cet état de fait est partagée autant par l'équipe que par Mme Thiel qui devrait les chapeauter ici dans leurs apprentissages quant aux compétences fondamentales à l'efficacité d'une équipe semi-autonome.

Niveau stratégique (Professeur Sandra Thiel) Modifier

La professeur Sandra Thiel a donné le travail à ses étudiants en ne donnant pas nécessairement de directions particulières sur les attitudes clés du travail d’équipe. Elle leur a tout de même dit que s'ils éprouvaient des conflits en équipe elle comptait sur eux pour essayer de les résoudre, les équipes ayant pour but d'être autonomes. Elle demeure toutefois disponible pour les aider. Cette disponibilité semble insuffisante pour bien soutenir l'évolution et les apprentissages de ses étudiants. Comme ce travail a pour objectif de placer les élèves dans une analyse de cas réel, il est possible qu’elle leur ait imposé cette restriction afin de développer leur savoir-être en situation de travail d’équipe. Cependant, avec un manque d'encadrement tel que vécu ici, les compétences visées ont peu de probabilité d'être intégrées. Il y a visiblement un manque de soutien ou un laisser-aller trop important de la part de Mme Thiel. La professeur doit adapter son encadrement à des équipes semi-autonomes, mais cela ne signifie pas de les délaisser complètement. Elle aurait du s'assurer que les membres définissent bien leurs rôles, ait un plan de travail efficace et des rencontres d'équipe prévue d'avance.

Niveau fonctionnel (Christine) : Modifier

La position de relais de Christine, entre Mike et le sous-groupe formé de Diane, Janet et Steeve, indique un manque de compréhension de son rôle de leader. Cela situe leur équipe plutôt comme un groupe qu'une équipe semi-autonome performante.Christine ayant été nommée leader à la constitution de l'équipe, elle aurait dû faire preuve de plus d'autoévaluation de ses propres attitudes et comportements à l’étape de tumulte. Mike a formulé à plusieurs reprises les attentes qu’il avait envers l’équipe ainsi que ses contraintes, mais Christine ne les a pas prises en compte dans l'organisation du travail (méthode, mode de rencontre, attribution des tâches). Ainsi, en ne s'assurant pas qu'ils statuent conjointement sur une méthode de travail et sur des modes de communications clairs, il est ensuite difficile pour les membres de travailler de concert et de produire un travail d'une qualité qui dépasse la somme des efforts individuels. De plus, Christine tarde à mettre en place des stratégies d'inclusion par la reconnaissance de l'apport potentiel de Mike et par l'incitation des autres membres à modifier certains de leurs comportements. Conformément à son rôle, elle aurait dû réagir plus rapidement pour ne pas laisser durer une telle situation.

Niveau opérationnel (tous les membres) Modifier

Dans un premier temps, la constitution est l’étape où les membres essaient de s’identifier aux autres et de connaître les attentes. Chaque membre a des besoins, lorsque Mike a dit qu’il n’était pas disponible avant le cours, et ce, peu importe la raison, aucun consensus n’a été discuté. Même si les rencontres ont été établies à un autre moment, il semble qu’implicitement Mike ait été mis de côté. En effet, Christine, Steve, Diane et Janet se sont liés et forment un sous-groupe informel. De plus, une réaction, tel l’éclat de rire, de ses coéquipiers à son égard a pu contribuer au sentiment de rejet de Mike.

Tous les membres de l'équipe ayant leur part à jouer afin qu'elle soit efficace, la paresse sociale dont fait preuve Mike dans le cadre de ce travail est un obstacle à la réussite de l'équipe. Par la négociation et l'écoute cependant, Christine, Janet, Diane et Steve pourraient être en mesure de raccrocher Mike à ce travail. Le manque de motivation dont a fait preuve Mike à la première rencontre en ce qui concerne les rencontres avant le cours aurait dû entraîner d'autres suggestions de possibilités de plages horaires ou d'autres moyens de communication. Les membres doivent faire preuve d'ouverture et de flexibilité afin de faciliter l'insertion de chacun des membres. Mike ne joue peut-être pas son rôle au sein de l'équipe, mais Christine ne porte pas son rôle de leader non plus. Puisqu'elle a été désignée comme chef d'équipe, c'est à cette dernière de rassembler ses membres en stimulant la recherche d'alternatives. Par contre, les trois autres membres sont aussi parties prenantes du phénomène d'exclusion, dont Mike à l'impression d'être victime. Il adopte donc une attitude de méfiance envers ses coéquipiers puisque son besoin d'appartenance n'est pas comblé. Dans de telles circonstances, la communication et la collaboration s’établissent difficilement. L’incompréhension s’amplifie puisque Mike se dégage de plus en plus du groupe. Par ailleurs, il est difficile d'utiliser son plein potentiel lorsqu'on a l'impression de ne pas être apprécié par ses coéquipiers.

Conséquence Modifier

On peut donc constater que la cohésion est l'étape que ce groupe immature peine à atteindre. À une semaine de la remise, ils doivent rapidement atteindre l’étape du rendement afin de remettre le travail à temps. Cette étape est celle où les membres réussissent avec créativité à faire face aux obstacles. L'atteinte des compétences liées à ce contexte de travail scolaire est compromise.

Formulation des objectifs Modifier

Orientation et facteurs clés de réussite de l’organisation Modifier

Facteurs de réussite Modifier

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Comme mentionné plus tôt, cette équipe regorge de talents diversifiés, ils ont intérêt à les définir, les mettre en commun et les valoriser. Il est cependant important qu'ils développent de nouvelles compétences au cours de cet apprentissage expérientiel. Ils ont besoin de soutien pour cela. Par ailleurs, la communication étant la clé du succès d'une équipe, il est important de définir ensemble les objectifs et la façon de les atteindre. L' écoute des différents points de vue des membres du groupe est essentielle. La participation et l'engagement de chacun des membres sont à prendre en considération. C'est en échangeant leurs idées qu'ils pourront négocier et parvenir à un consensus autant au niveau de la gestion du temps qu'au niveau de l'utilisation des forces de chacun ce qui permettra la réalisation du projet. Ce travail qu'ils font en classe est une pratique concrète pour développer leur savoir-être comme futurs membres d'équipe sur le marché du travail. Chacun des participants a la responsabilité de donner son meilleur à l'équipe, mais s'engage également à grandir de cette expérience. Ensemble, ils sont coresponsables de la réussite de leur équipe.

Objectifs cibles Modifier

Niveau stratégique Modifier

Comme professeur, il est de la responsabilité de Mme Thiel de s'assurer que ses étudiants acquièrent les compétences visées par ce travail expérientiel. Dans la situation actuelle, un délai s'impose afin de permettre aux équipes de compléter adéquatement le processus évolutif d'un simple groupe vers une équipe semi-autonome performante.

Mme Thiel a aussi intérêt à développer un mode d'encadrement plus précis et évolutif selon la théorie des étapes de formation d'une équipe, comme par exemple prévoir une rencontre à mi-parcours afin de valider que les équipes soient arrimées efficacement. Cela lui permettra de déceler plus rapidement les écueils que peuvent vivre ses étudiants.

Afin de permettre plus de fluidité et d'adaptabilité, il est souhaitable que Mme Thiel oriente ses étudiants vers des modalités de co-travail alternatives aux rencontres présentielles.

Niveau fonctionnel Modifier

Le respect mutuel doit être une valeur clé de cette équipe. Christine doit mobiliser son équipe en expliquant que tous les membres ont un potentiel de contribution important au succès de l'équipe malgré les diverses personnalités et les différentes façons de travailler. Elle devrait également s'assurer que des objectifs clairs et réalistes soient bien compris de la part de chacun des membres afin de respecter le nouveau délai de remise. Cela devrait favoriser la cohésion de l'équipe.

Elle doit également faire comprendre à Mike que les rencontres imprévues n'ont jamais eu pour but de le mettre de côté. Si cette situation arrivait à se reproduire, elle et l'équipe pourraient l'informer via le mode de communication qui sera défini.

Niveau opérationnel Modifier

L’équipe doit se concentrer sur la réussite de leur équipe en recommençant le début du processus de formation d'équipe afin de permettre l'atteinte des objectifs cibles de chacune des étapes. Ils devront prendre compte des forces de chacun afin de permettre au rendement de dépasser la somme des aptitudes et compétences. Ils devront surmonter les tensions présentes dans l’équipe et répondre ainsi aux exigences du travail qui leur est confié. Les conflits de l'équipe devront faire place à plus de coordination, d'harmonie, et à un équilibre positif et motivant. Pour remettre le travail dans les délais prescrits, en rehaussant en équipe les parties incomplètes du travail, ils devront savoir s'adapter aux changements et réagir rapidement.

De son côté, Mike devra s'impliquer davantage. Il a le devoir de contribuer à sa part dans le travail d'équipe et de collaborer avec les autres membres.

Option

Élaboration et évaluation des options Modifier

  1. Informer Mme Thiel de la situation et lui demander un délai de remise.
  2. Mme Thiel rencontre l'équipe afin de leur donner des solutions pour régler leur problème de structure.
  3. S'assurer que les deux parties ont nommé et expliqué leurs émotions. Parler à Mike et essayer de comprendre pourquoi il agit de cette façon, lui montrer qu'il est un membre à part entière dans l'équipe.
  4. Christine prend en charge la situation, Mike est une personne qui a été blessée socialement. Christine va le chercher en proposant une activité informelle afin de créer des liens.
  5. Redéfinir les rôles et méthodes de travail de l'équipe. Trouver des compromis afin que chacune des forces individuelles des membres soit mise à contribution tout en assurant à chacun l'intégration des compétences visées par le travail.
  6. Essayer de réunir tous les membres de l’équipe, dont Mike. User de stratégie en diversifiant les moyens pour se rejoindre soit en vidéo-conférence ou sur le campus ou ailleurs afin de discuter sur la situation et résoudre le problème. L'équipe pourrait trouver des alternatives comme le télétravail, une variante qui comporte plusieurs avantages et réduit l'absentéisme.
  7. Exclure Mike du groupe de façon unilatérale afin que le reste de l’équipe ne soit pas pénalisée par son rendement médiocre.

Choix et recommandation Modifier

Il est recommandé d'amalgamer plusieurs de ces options afin que l’équipe se remette rapidement au travail en visant l'établissement réel d'une équipe semi-autonome performante. Mme Thiel doit être mise au courant et il est de sa responsabilité de s'assurer que Christine obtienne la collaboration des autres membres de l'équipe. De plus, il est souhaitable que la professeur reporte la date de remise de l'analyse. Aussi, Christine doit cesser d'être un intermédiaire entre Mike et le reste de l’équipe, mais devrait plutôt convoquer une réunion d’équipe formelle à la fin de laquelle Mme Thiel viendra vérifier les décisions prises. Cette rencontre permettra de redéfinir les rôles de chacun des membres et de se réajuster pour que le travail soit remis dans les nouveaux délais. Pendant la réunion, Mike pourrait proposer différentes stratégies, adaptées à ce qu'il vit et ses différentes disponibilités, pour parvenir à tout de même faire sa part du travail. Christine et les autres membres de l'équipe sont encouragés eux aussi à proposer des alternatives en faisant preuve de créativité et de flexibilité. Ainsi, il sera plus facile de trouver un compromis pour que le travail soit fait par tous les membres de l'équipe.

Il est à proscrire qu'un membre de l'équipe soit écarté du processus, cela reviendrait à l'échec de la mise en communs des savoirs et compétences.

Mise en application Modifier

Solution à court terme

Le travail doit être repris depuis le début. Mme Thiel doit être mise au courant de ce qui se passe dans les équipes afin de leur accorder un sursis raisonnable. Au moyen de rencontres formelles planifiées, elle pourra leur proposer différentes méthodes de travail. En tant que professeur, elle doit s'assurer que les équipes ont mis en place un plan de travail structuré qui leur permettra d’atteindre les objectifs. Puisque l'équipe de Christine connaît un problème de communication, elle peut leur suggérer quelques méthodes alternatives (plateforme wiki, google doc, forum, chat, etc.) La rétroaction faite lors de la rencontre d'équipe, ainsi qu'une plus grande liberté d'action grâce à la possibilité de travailler à distance, permettra d'augmenter la motivation de Mike dans le travail d'équipe. Ce sentiment d'autonomisation favorisera un sentiment de compétence et d'engagement au travail, et donc un meilleur rendement final pour l'équipe.

À la suite à l'encadrement de Mme Thiel, Christine sera plus en mesure de faire face aux défis du leadership. Christine doit réunir l'équipe afin d'avoir une bonne discussion d'équipe concernant l'implication de chacun. Au cours de cette rencontre, Christine doit montrer à Mike qu'elle a une bonne écoute sans jugement en lui proposant des compromis portant sur la situation. Il est de mise qu'elle encourage aussi les autres membres à se prononcer. Tous doivent nommer leurs émotions en expliquant ce qui les dérange. La théorie de l’équité pourra alors être utilisée afin que les parties comprennent les frustrations ressenties. Cette rencontre de groupe permet de briser l'organigramme communicationnel où Christine est une courroie de transmission entre Mike et les autres.

Ils pourront alors redéfinir les tâches de chacun de façon très précise afin que Mike s'aperçoive de son importance au sein de l'équipe et ainsi l'aider à augmenter sa motivation à participer. La récompense de tout ce travail sera donnée par une note individuelle en considérant la participation de chacun. Ce travail sera défini et évalué par les pairs.

Solution à moyen terme:

Organiser une activité informelle afin de célébrer l'accomplissement du travail pour contribuer à la cohésion de l'équipe. Mike pourra alors assouvir son besoin de base de se sentir intégré et apprécié dans l'équipe. Cette petite sortie permettra de rééquilibrer les perceptions de Mike au niveau du plan relationnel du groupe et conclure leur collaboration en beauté. Cela permettra aussi de nourrir leur réseau social, un atout particulier pour Mike qui semble avoir des difficultés à ce niveau ces derniers temps.

Solution à long terme

Une évaluation à 360 degrés visant le travail d'enseignement et d'accompagnement de Mme Thiel lui offrira d'autres avenues d'encadrement et de soutien et une vision complète de l'expérience telle que vécue par tous les participants. Cela lui offrira un éventail des problématiques éventuelles liées à un tel apprentissage expérientiel. Cette évaluation par les parties prenantes inclurait donc les équipes du cours ainsi que les autres professeurs qui enseignent un cours de comportement organisationnel. Ce sera complété par une auto-évaluation de la part de Mme Thiel.

Quant à l'équipe dirigée par Christine, elle est dissoute à ce stade, chacun a donc regagné ses activités normales. Les membres de l'équipe ont alors atteint le niveau d'évolution maximal d'une équipe. Ils auront la possibilité de reformer leur équipe aux besoins et seront probablement prompts à collaborer puisque leur équipe aura été efficace.

Évaluation de la solution proposée Modifier

Les solutions mises en oeuvre seront validées par une dernière rencontre d'équipe à la suite de la réception de la note du travail de session. Tous pourront donner leurs avis sur le résultat des efforts encourus. Ils pourront exposer leur compréhension de ce qui a été individuellement et collectivement vécu dans cette expérience.

Mme Thiel pourra de son côté comparer les résultats de cette cohorte par rapport aux cohortes antérieures. La cohorte suivant l'évaluation à 360 degrés sera elle aussi comparée.

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